L’inserimento di un ERP in un’azienda rappresenta sempre un momento delicato. La preoccupazione è palpabile: una rivoluzione sta per avvenire e la tentazione è quella di procrastinare il progetto. Tanti gli step da compiere. Prima la software selection per ERP, seguita da progettazione e coordinamento, poi lo studio di nuovi flussi e processi, che può comprendere anche la rimodulazione di tutta la struttura organizzativa. E ancora: implementazione, presidio del passaggio-dati e formazione del personale.

Siamo umani… dopotutto

Sembra un percorso molto tecnico, durante il quale il management si focalizza sulla scelta del prodotto, della società di consulenza con la quale collaborare e sul costo di operazione. C’è il rischio, tuttavia, di tralasciare l’aspetto più importante, ciò che rende un inserimento veramente efficace ed in grado di assicurare un valore aggiunto al business: il fattore umano.

Un software non ha il solo scopo di migliorare i processi aziendali, ma è anche in grado di potenziare le capacità di ciascun dipendente nelle sue attività abituali. Si parla di persone quindi di valori, capacità, know-how acquisito e conquistato nel tempo. Ed è questo il vero capitale invisibile che non traspare dagli asettici dati di bilancio e che rappresenta il vero motore del business, la carica che fa la differenza.

Perché inserire un ERP in azienda è una sfida umana, oltre che aziendale?

Un sistema gestionale correttamente sviluppato dovrebbe comprendere la totalità degli aspetti della vita aziendale. La scelta del software e del partner informatico costituiscono certamente un fattore critico di successo, ma la gestione e la coordinazione delle risorse umane sono aspetti decisivi.

Un esempio: un collaboratore esperto che gestisce fasi fondamentali dei processi del magazzino, che ha acquisito un know-how storico, fatto di azioni e relazioni, di cui è fiero e geloso, si vede improvvisamente automatizzare e informatizzare il proprio lavoro. Il coinvolgimento del collaboratore al progetto è importante per evitare un atteggiamento di chiusura o di opposizione alle nuove modalità operative. La sfida umana risiede proprio nel saper creare un equilibrio tra le vecchie abitudini e la nuova introduzione, innescando atteggiamenti di accettazione e collaborazione.

Non resistere al cambiamento, diventa manager delle tue attività

Una realtà aziendale, al di là del semplice esempio, è composta da tanti collaboratori e quindi da una miriade di diversi atteggiamenti. Bisogna poi tener conto che il processo di traslazione può durare alcuni mesi e che, come spesso accade, l’introduzione di un ERP diventa l’occasione per la revisione del mansionario e della struttura aziendale.

Un ERP consente di informatizzare tutti i dati, standardizzandoli ed omologandoli in modo da poterli gestire e reperire rapidamente. L’adeguata formazione dell’utente finale è perciò fondamentale, tanto quanto il suo atteggiamento  collaborativo. Chi si occuperà dell’ingegnerizzazione corretta di flussi, processi e controlli dovrà lavorare a stretto contatto con tale figura, per comprenderne a fondo le attività giornaliere ed essere in grado di tradurle nel nuovo gestionale. L’obiettivo dovrà essere la semplificazione della routine lavorativa, ottenuta monitorando e reperendo tutti i dati che dovranno poi essere trasferiti, nella fase di passaggio, al nuovo gestionale. Tutte operazioni possibili, a patto di abbandonare le individuali posizioni di rendita e di trasformarsi in manager delle proprie attività.

Il lavoro di squadra è il cuore pulsante dell’ERP

È fondamentale scegliere il giusto partner informatico, che deve essere capace sia di comunicare al top management i fattori latenti -imprescindibili per la buona riuscita del progetto- sia di coinvolgere, attraverso il proprio team, gli utenti finali ad ogni livello. Il terreno va preparato e coltivato seguendo delle fasi idonee, ma il lavoro di squadra è la condizione essenziale.

Nella prossima news vedremo come gestire al meglio il processo di introduzione.