L’inserimento di un sistema Erp in azienda dev’essere per forza vissuto come una iattura? Essere restii al cambiamento ed accettare di malavoglia prassi e abitudini nuove non cambierà la realtà, molto meglio accettare e accogliere l’innovazione. Se la scelta è idonea al business, sarà una rivoluzione in grado di giovare ampiamente al lavoro. Quindi è preferibile cavalcare il momento e buttarcisi a capofitto, come non si fosse aspettato altro: un buon ERP è una manna dal cielo!

L’importante è individuare la figura in grado di promuove l’iniziativa, di farsi Sponsor del progetto. A lui spetterà il compito di gestire dal punto di vista organizzativo il progetto nella sua totalità, definendo gli obiettivi e le linee guida, approvando le strategie di implementazione, monitorando lo stato di avanzamento dei lavori, autorizzando budget ed investimenti straordinari e, infine, dirimendo eventuali controversie che possano insorgere all’interno del gruppo di progetto.

Process Owner per ogni area funzionale

Per ciascuna area aziendale sarà meglio individuare una figura addetta alla creazione (Process Owner), all’aggiornamento e all’approvazione dei documenti, delle procedure, delle istruzioni di lavoro e dei protocolli atti a supportare il processo.

Il PO, in linea con le direttive, avrà l’autorità di operare cambiamenti e gestire l’intero ciclo. È preferibile perciò che sia dotato di:

  • atteggiamento fortemente orientato al problem-solving
  •  empatia nei confronti delle esigenze dei componenti del gruppo
  •  capacità di accettare le decisioni prese dal gruppo di progetto
  •  diplomazia nel gestire le differenze di opinione, in modo da poter permettere un efficace confronto tra tutti i punti di vista e far sì che le decisioni siano prese sulla base di tutte le informazioni disponibili.

Key Users in supporto al Process Owner

I PO dovranno essere supportati da un team di sviluppo di processo formato dai Key Users (utenti chiave). Durante l’implementazione i Key Users si occuperanno di assimilare i flussi ed i processi, traducendoli nella pratica quotidiana con l’ausilio del nuovo gestionale. Essi seguiranno, in sostanza, il passaggio dati dalla vecchia situazione al nuovo ERP.

Il ruolo dei KU è fondamentale, poiché essi costituiscono l’ultimo anello della catena di trasmissione tra il vertice e gli utenti finali. Ad essi i KU dovranno comunicare non tanto i generici benefici ottenibili dal sistema, quanto gli specifici vantaggi che il suo corretto utilizzo può consentire nell’operatività quotidiana. A loro volta i KU dovranno raccogliere dagli utenti i dati utili per comprendere le richieste ed i suggerimenti, favorendo così la partecipazione attiva di tutte le figure al piano di formazione. Infine, i KU dovranno occuparsi direttamente della formazione del personale, sostenendolo nelle fasi di avvio del go-live, cioè dal giorno in cui si sarà effettivamente operativi nel nuovo ERP.

Lo Sponsor, i PO e i KU non termineranno il proprio lavoro con il passaggio definitivo al nuovo sistema, ma rimarranno inseriti in azienda. In questo modo essa resterà un’entità viva ed in evoluzione, che andrà monitorata e votata al continuo miglioramento.

Dunque un nuovo ERP, soprattutto per le aziende che prima non lo adottavano, è davvero un punto di svolta nella vita di un’impresa.  Non va dimenticato, però, che il suo successo all’interno di un’azienda dipende in buona parte dalla capacità di saper fare squadra e di accettare il cambiamento.