23 Set L’AI entra nell’ERP: meno operatività, più automazione

L’AI entra nell’Erp

L’intelligenza artificiale non è più soltanto una tecnologia da osservare con interesse o da sperimentare attraverso strumenti separati. Sta entrando nei software che le aziende utilizzano ogni giorno. E uno dei punti in cui questa evoluzione può avere un impatto concreto è proprio l’ERP: il sistema che raccoglie dati, processi e informazioni fondamentali per la gestione dell’impresa. La vera novità, quindi, non è semplicemente aggiungere una funzione di intelligenza artificiale a un gestionale.
È fare in modo che l’ERP possa comprendere le informazioni, automatizzare attività e aiutare le persone a lavorare meglio.

Non un altro strumento da imparare

Quando si parla di AI in azienda, è facile pensare all’ennesimo software da introdurre, configurare e imparare a utilizzare. Ma un approccio realmente utile è diverso. L’intelligenza artificiale dovrebbe entrare nei processi che l’azienda già svolge, senza aggiungere complessità inutile. L’ERP rimane il punto centrale. L’AI diventa un livello in più, capace di lavorare sui dati e sulle attività che già fanno parte del sistema. Il risultato non è quindi “un nuovo strumento AI”. È un ERP che può fare di più.

Dall’inserimento manuale all’automazione

Uno degli ambiti in cui questa evoluzione è particolarmente interessante riguarda tutte quelle attività che richiedono di trasferire informazioni da un documento, da una mail o da una comunicazione all’interno del gestionale. Pensiamo, ad esempio, agli ordini ricevuti dai clienti. Ancora oggi, in molte aziende, un ordine può arrivare via e-mail, PDF, Excel o attraverso un messaggio e richiedere l’intervento di un operatore per essere trasformato nei dati necessari alla gestione della commessa o della spedizione.

Con l’AI, questo passaggio può essere profondamente ripensato. Il sistema può leggere il documento, riconoscere le informazioni rilevanti, interpretarle e proporle direttamente all’interno dell’ERP. L’operatore non deve più necessariamente trascrivere ogni dato. Può concentrarsi sul controllo e sulla gestione delle eventuali anomalie.
Meno inserimenti. Meno errori. Più tempo per le attività che richiedono davvero una persona.

L’AI può lavorare sui processi, non soltanto sui documenti. L’automazione non riguarda però soltanto l’acquisizione degli ordini. Lo stesso approccio può essere applicato a numerosi processi aziendali.

• Ordini e documenti: l’AI può aiutare a estrarre e interpretare le informazioni contenute nei documenti, trasformandole in dati utilizzabili dal gestionale.
• Fatture elettroniche: le informazioni già disponibili possono essere utilizzate per semplificare controlli, abbinamenti e attività amministrative, riducendo il lavoro ripetitivo.
• Riconciliazioni e flussi finanziari: l’intelligenza artificiale può supportare l’analisi dei movimenti e l’identificazione delle corrispondenze, facilitando il lavoro dell’area amministrativa.
• Informazioni aziendali: un ERP contiene una quantità enorme di dati: clienti, articoli, ordini, acquisti, vendite, scadenze, magazzino, movimenti. Interrogare queste informazioni attraverso un’interfaccia più naturale significa poter ottenere risposte senza dover necessariamente conoscere ogni funzione o ogni report del gestionale. Ed è qui che l’AI può diventare un vero assistente al lavoro quotidiano.

Dal “cercare il dato” al “chiedere al gestionale”

Immaginiamo di voler sapere:

• Quali sono i clienti che hanno ridotto gli ordini negli ultimi sei mesi?
• Quali articoli hanno avuto il maggior incremento delle vendite rispetto allo scorso anno?
• Quali ordini sono ancora aperti e hanno una consegna prevista nei prossimi giorni?

Sono domande che normalmente richiedono la consultazione di diverse funzioni, filtri, report o estrazioni. Un ERP integrato con funzionalità AI può rendere questo tipo di interazione molto più immediata. L’utente formula la domanda. Il sistema interpreta la richiesta, utilizza i dati disponibili e restituisce una risposta comprensibile. Non significa sostituire report, analisi e strumenti gestionali. Significa rendere più semplice arrivare all’informazione.

Il valore non è nell’AI. È nei risultati

È questo, probabilmente, il punto più importante. Parlare di intelligenza artificiale è facile. Più difficile è capire dove possa produrre un vantaggio concreto per un’azienda. Un progetto AI ha senso quando permette di:

• ridurre attività manuali e ripetitive;
• diminuire gli errori di inserimento;
• velocizzare l’elaborazione delle informazioni;
• recuperare più rapidamente i dati necessari;
• supportare le persone nelle decisioni quotidiane;
• rendere più efficienti processi già esistenti.

Per questo l’AI all’interno di un ERP non dovrebbe essere considerata semplicemente come una nuova funzionalità. È soprattutto un modo diverso di utilizzare il patrimonio di informazioni che l’azienda ha già a disposizione.

Un ERP che evolve insieme all’azienda

L’ERP tradizionale ha avuto un ruolo fondamentale nella digitalizzazione delle imprese: ha centralizzato informazioni, organizzato processi e collegato tra loro aree aziendali diverse. Il passo successivo è rendere queste informazioni più facilmente utilizzabili. L’intelligenza artificiale può contribuire proprio a questo. Non sostituendo l’ERP, ma rendendolo più automatico, accessibile e interattivo. E soprattutto senza obbligare l’azienda a ricominciare da zero. L’obiettivo è far evolvere ciò che già esiste, introducendo l’AI dove può realmente semplificare il lavoro.

Non si tratta di avere “più tecnologia”

La trasformazione digitale non consiste nell’aggiungere continuamente nuovi strumenti. Consiste nel fare meglio ciò che l’azienda deve già fare. Per questo l’integrazione tra ERP e AI può diventare particolarmente interessante: perché porta l’intelligenza artificiale direttamente dentro i processi aziendali, nel punto in cui i dati vengono prodotti e utilizzati. L’AI non deve quindi essere necessariamente qualcosa che l’utente apre in una finestra separata. Può diventare una componente naturale del gestionale. L’ERP raccoglie i dati. L’AI li interpreta. Le persone prendono le decisioni. È questa combinazione che può trasformare una tecnologia innovativa in uno strumento realmente utile per l’impresa.

Il prossimo passo è già dentro il tuo ERP

L’intelligenza artificiale non rappresenta necessariamente un progetto enorme, distante dalle esigenze quotidiane dell’azienda. Può partire da un processo preciso. Da un’attività ripetitiva. Da un flusso di documenti. Da una domanda che gli utenti fanno ogni giorno. E da lì costruire, passo dopo passo, un ERP più intelligente e più vicino alle reali esigenze di chi lo utilizza.

Non un altro strumento da imparare.
Un ERP che lavora di più per te.

L’evoluzione dell’ERP passa anche da qui.