17 Feb Archiviazione digitale con firma elettronica
Archiviazione digitale con firma elettronica: più valore legale, meno rischi operativi.
Nel processo di digitalizzazione aziendale, la semplice archiviazione dei documenti non è più sufficiente. Oggi le imprese hanno bisogno di strumenti che garantiscano validità legale, tracciabilità e sicurezza, soprattutto quando si parla di offerte, ordini e contratti.
Per questo motivo abbiamo introdotto un pacchetto di firme digitali integrato, pensato per semplificare la gestione documentale e ridurre i rischi legati a firme cartacee o documenti scansionati.
Come funziona il meccanismo di firma digitale
Il sistema, fornito tramite partner certificati, consente di firmare digitalmente un PDF partendo da tre elementi:
- Documento in formato PDF
- Indirizzo email del destinatario
- Numero di cellulare
Il processo è semplice e sicuro:
- Il destinatario riceve via email un link al documento.
- Accede alla pagina dedicata dove visualizza il PDF e l’informativa privacy.
- Clicca per firmare.
- Riceve un codice OTP sul proprio cellulare.
- Inserisce il codice nella pagina per confermare la firma.
- Il sistema invia automaticamente le copie firmate alle parti coinvolte.
Il documento risulta firmato elettronicamente, con un livello di sicurezza che rende il meccanismo non contraffabile e certificabile a livello legale.
Perché è più sicuro delle scansioni
Molte aziende, ancora oggi, gestiscono ordini e contratti tramite stampa, firma manuale, scansione e invio tramite mail. Questo processo è fragile e, in caso di contenzioso, può diventare complesso dimostrarne l’autenticità. La firma digitale elimina il rischio di manipolazioni e garantisce una prova certa dell’identità del firmatario.
È quindi particolarmente utile in caso di:
- nuovi clienti
- prime forniture
- importi rilevanti
- presenza di frequenti contestazioni
Un valore concreto per ordini e offerte
Il modulo dedicato all’Archiviazione Digitale con firma elettronica diventa strategico soprattutto per offerte commerciali, ordini clienti, accettazioni di contratti, poiché permette di ottenere rapidamente un documento firmato con valore legale, evitando l’invio di figure commerciali per la raccolta di firme o scambi ripetuti di documenti via email.
Per aziende strutturate o con volumi importanti di ordini, può rappresentare un vero vantaggio competitivo in termini di velocità, certezza e organizzazione.
Conservazione digitale e validità fiscale
La firma digitale è inoltre fondamentale in alcuni ambiti di conservazione documentale, per esempio:
- Registri amministrativi firmati dall’amministratore
- Documentazione da conservare ai fini fiscali
In questi casi, per essere pienamente valida, la conservazione richiede la firma digitale del soggetto responsabile.
Non tutte le classi documentali richiedono obbligatoriamente la firma, quindi è possibile valutare quando applicarla per ottimizzare i costi. Tuttavia, per determinati documenti strategici, diventa essenziale.
Un sistema flessibile e scalabile
Il modulo consente di:
- Inviare anche un singolo documento
- Ripetere l’invio più volte
- Gestire flussi strutturati di ordine con firma digitale
- Integrare eventualmente la conservazione a norma
Digitalizzare per proteggere
Archiviare non basta. Firmare digitalmente significa:
- Proteggere l’azienda
- Ridurre il rischio legale
- Accelerare i processi
- Rafforzare la credibilità nei confronti dei clienti
I numeri delle firme possono essere molto più elevati rispetto a quelli relativi alla semplice conservazione digitale, soprattutto nelle aziende che gestiscono numerosi ordini o clienti. Un sistema di ordine con firma digitale consente di ricevere documenti firmati in modo sicuro e, se necessario, conservarli a norma, garantendo solidità amministrativa e tutela nel tempo.