24 Gen Conservazione Sostitutiva e Archiviazione Elettronica

Definizione e utilità della conservazione sostitutiva

In ogni azienda la gestione giornaliera dei documenti comporta l’investimento di una grande quantità di energia e risorse. Fatture, contratti, mail e differenti documentazioni ogni giorno passano di mano in mano e necessitano di un corretto sistema di controllo.
Nel grande insieme della gestione documentale aziendale, ritroviamo due fondamentali processi, spesso confusi e considerati come alternativi:

1. archiviazione elettronica e
2. conservazione sostitutiva.

>>Scopriamone insieme la differenza!

1. Archiviazione Elettronica dei Documenti

Che si tratti di fatture o di contratti, la documentazione deve sempre:

• essere conservata nella sua integrità, senza subire deterioramenti e senza essere dispersa;
• essere rintracciabile rapidamente in ogni momento, in vista magari di un controllo contabile;
• essere correttamente collocata. L’archiviazione deve essere specifica e tracciata, che sia essa cartacea o digitale;
• essere aggiornata nei suoi dati e in tutti gli aspetti legalmente rilevanti.

>> L’archiviazione elettronica è il processo di memorizzazione e collocamento di uno o più documenti all’interno di un supporto digitale. Un bel vantaggio rispetto all’archiviazione tradizionale: un sistema digitale sostituisce infatti mucchi di fogli in raccoglitori e faldoni.
Così i documenti sono sempre rintracciabili con facilità e velocità, perché inseriti in un percorso informatico univoco. 😉

2. Conservazione sostituiva 

L’archiviazione digitale si riferisce a documenti che sono già, nativamente o una volta ricevuti, in formato digitale.
La conservazione sostitutiva è invece il risultato della dematerializzazione dei documenti cartacei e della loro trasformazione in documento digitale.

Perché?

Così facendo, la validità legale del documento viene garantita nel tempo. Inoltre viene assicurata grazie all’apposizione:

• di una firma digitale, che garantisce autenticità e identificazione dei sottoscrittori;
• di una marca temporale, che stabilisce un riferimento temporale preciso, grazie all’evidenza informatica. 

Un altro bel  vantaggio: la certificazione informatica diventa prova inconfutabile in caso di opposizione di terzi!
Obbligatoria per la PA, la conservazione sostitutiva è consigliata a tutte le aziende, perché permette di garantire durata nel tempo, ottimizzazione e indicizzazione degli archivi, ed una più semplice reperibilità dei documenti. In più elimina l’esigenza di grandi spazi fisici dove stipare ingombranti documentazioni.

Documenti a Norma per la Conservazione Sostitutiva

Nel Codice dell’amministrazione digitale, riconfermato dal Decreto legislativo 217 del 2017, viene stabilito che la conservazione sostitutiva deve essere obbligatoria ed eseguita in maniera conforme alle direttive presenti nel decreto. Oltre alla documentazione relativa alle fatture elettroniche e alle ricevute fiscali, per legge, vanno ripristinati e resi digitali anche i libroni degli inventari, i libri giornali, il registro dei beni ammortizzabili, le scritture ausiliarie, i registri utili per l’IVA, i bilanci d’esercizio e i vari pagamenti effettuati tramite i modelli F23 e F24. 

Quali documenti possono essere conservati digitalmente?

• I documenti non unici (fatture emesse e ricevute, scritture contabili, DDT, CU, note spese e giustificativi etc etc), che possono sempre essere oggetto di conservazione sostitutiva o digitale a norma.
• I documenti originali unici, ossia cartacei con firme autografe, per i quali è spesso necessaria una preventiva certificazione di processo.
• I documenti unici direttamente conservabili, come le PEC.

Esistono, infine, casi in cui la conservazione digitale a norma non è ammessa, ad es. in caso di documenti di notevole interesse storico. O casi in cui un obbligo di legge normi diversamente il procedimento di conservazione, come per delle fatture elettroniche verso SDI.

Finalità e Utilità della Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva è attualizzata da una serie di procedimenti informatici che dematerializzano il documento cartaceo e ne conservano sul lungo termine l’integrità e validità in termini giuridici.
La conservazione sostitutiva inoltre tutela la tracciabilità e reperibilità dei documenti, consentendo un facile accesso a tutti gli utenti autorizzati o l’ottenimento dell’accessibilità in tempi ridotti. Costituisce quindi la vera digitalizzazione dei documenti originariamente in formato fisico. Oltre a ridurre la produzione di materiale cartaceo, questo procedimento assicura che la documentazione digitalizzata non venga modificata, o ancor peggio compromessa, stabilendone la piena autenticità.

La regolamentazione di queste procedure di digitalizzazione è il passo fondamentale per indirizzare le aziende verso un futuro digitale, più semplificato, dove dati e documenti giocheranno un ruolo sempre più importante.

Ecco in sintesi tutti i vantaggi della conservazione sostitutiva:

• Maggiore efficienza 
• Evoluzione dei processi amministrativi
• Rapido reperimento documenti
• Sicurezza dei dati
• Semplicità nell’esibizione alle autorità di controllo
• Eliminazione degli archivi cartacei
• Maggiore professionalità del personale

P.S. Vogliamo fare i precisini?  La conservazione digitale

Facciamo un’ulteriore distinzione parlando di differenza tra conservazione sostitutiva e conservazione digitale. Quest’ultima infatti raggruppa tutti i procedimenti informatici in grado di conservare a norma di legge un documento già esistente in formato digitale.

Sei ancora più confuso di prima, ma non vuoi farti trovare impreparato? Chiamaci!

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