24 Nov Personalizzazioni ERP

Personalizzazioni ed ERP

Sin da quando hanno cominciato a diffondersi gli ERP, siamo stati abituati ad associare questo prodotto al concetto di personalizzazione. Quando parliamo di ERP personalizzato, la prima cosa che spesso ci viene in mente sono le enormi suite in loco vendute negli ultimi 10-20 anni. Facciamo un passo ulteriore: proviamo a trarre il meglio dal passato e apprendiamo la sua lezione per combinare agilità e personalizzazione.
Vediamo come!

Personalizzazione dell’ERP in sede – back to basics!

Le suite ERP sono nate per risolvere i problemi dei processi aziendali non integrati e l’incoerenza di tutti i dati generati, prevalentemente tra gli anni 80 e 90 del secolo scorso. Sono stati perciò progettati per far seguire dei protocolli di processo, mantenendo l’integrità dei dati di riferimento. Non possiamo mentire, hanno fatto molto bene il loro lavoro! Tuttavia, le prime suite ERP non erano particolarmente semplici da utilizzare e nemmeno molto flessibili. Negli anni 90 e 2010 le suite ERP erano applicazioni in pacchetto eseguite su database nel data center dell’organizzazione, dette ERP on-premise.
Le software house fornivano il codice sorgente per le applicazioni ai clienti, lasciando loro la possibilità di personalizzarlo secondo le proprie esigenze.
A seconda dell’organizzazione, delle capacità, del suo approccio alle personalizzazioni e alle sue scelte in termini di governance, questo tipo di possibilità poteva rivelarsi o abbastanza vantaggiosa o… un vero disastro!

Per quale motivo?

La natura dell’ERP On Premise rendeva gli aggiornamenti difficili e costosi. A causa delle ingenti spese e del disagio dovuto all’interruzione delle attività, molte aziende sceglievano di effettuare un aggiornamento solo ogni 3 o 5 anni. Così facendo, le funzionalità non incluse nella versione iniziale non venivano né aggiornate né migliorate per anni! Quindi si è spesso ovviato ad alcune lacune funzionali e ai necessari miglioramenti personalizzando il codice del fornitore.
>> Personalizzare il codice fornito divenne un modo diffuso e spesso inefficiente per implementare nuove funzionalità. Ben presto (ahinoi!) divenne anche lo standard!

Problema

Sintetizzando: più personalizzazioni venivano distribuite, più diventava costoso e difficile l’aggiornamento. Questo non faceva altro che implementare il circolo vizioso fatto di continue personalizzazioni e nessun aggiornamento. Negli anni, i clienti senza regole rigide in fatto di governance e personalizzazioni si sono trovati con una montagna di codici-zombie destinati a non decadere mai con la propria versione (e a non servire più a molto). 

Rovescio della medaglia

La spesa e la difficoltà di mantenere e aggiornare un ERP molto personalizzato hanno indotto allora diverse organizzazioni ad adottare un approccio standard durante la sostituzione o acquisizione di una nuova suite ERP. Un concetto pratico in teoria, ma non facilmente applicabile poiché – ammettiamolo- ciascuna realtà prevede un minimo livello di personalizzazione.
Sebbene le personalizzazioni abbiano sin qui assunto una brutta reputazione, ci sono almeno alcuni motivi validi che ci spingono ad adottarne qualcuna:

• Usabilità/efficienza. Le suite ERP sono notoriamente ostili (tranne Sonar!). Interfacce utente inefficienti possono avere un grave impatto negativo sulla produttività.
• Colmare le lacune funzionali. Quasi tutte le organizzazioni dovranno aggiungere funzionalità a una suite ERP, in genere una funzionalità specifica per l’organizzazione o il settore. I requisiti di alcuni settori verticali a volte non vengono forniti con le suite ERP standard. (Prodotti farmaceutici e Food&Beverage ad esempio).
• Innovazione intellettuale. Molte organizzazioni utilizzano le personalizzazioni per creare processi e capacità che offrono loro un vantaggio competitivo. Vale a dire, la propria proprietà intellettuale nel proprio panorama ERP.

Personalizzazione di SaaS ERP  

L’ERP Software-as-a-Service (SaaS) hanno una dinamica diversa. I fornitori pubblicizzano il vantaggio di rilasci molto più frequenti con aggiornamenti molto più semplici. I clienti ottengono nuove caratteristiche e funzioni molto più rapidamente, perché i fornitori non consentono più loro di personalizzare il sistema principale. Questo elimina le personalizzazioni in senso stretto, utilizzate per interferire con gli aggiornamenti e consentire un’adozione più rapida delle funzionalità.
Sebbene i sistemi più recenti abbiano interfacce molto più accattivanti e siano progettati per una distribuzione più rapida di nuove funzionalità, spesso sono ancora necessari alcuni miglioramenti dell’usabilità e della risoluzione dei gap.

• La buona notizia è che i fornitori di SaaS forniscono ottime capacità per lo sviluppo e l’integrazione, rendendo molto più semplice l’aggiunta di nuove funzionalità.
• La cattiva notizia è che senza un’adeguata governance e pianificazione, ciò può portare a una nuova versione tecnologica dei pasticci altamente personalizzati del passato: codice attaccato ovunque alla periferia della nostra suite ERP.  

Tips per la gestione delle personalizzazioni in un ERP

Con i controlli adeguati, l’ERP On Premise può essere personalizzato e adattato alle esigenze di una singola organizzazione. Farlo correttamente fornisce il meglio di entrambi i mondi (On premise – Saas). Le aziende possono comunque ottenere le personalizzazioni necessarie, continuando a sfruttare gli ingenti investimenti che i fornitori stanno facendo per rendere questi sistemi più facilmente aggiornabili, più intelligenti e più facili da usare.

Ecco qualche accortezza:

• Adottare le nuove versioni dei fornitori in modo coerente. Standardizzare il consumo di nuove versioni dei fornitori e non rimanere indietro con gli aggiornamenti. I progressi tecnologici, come l’analisi dei processi, saranno evolutivi e basati su versioni precedenti.
• Democratizzare la governance, ma mantenerla rigorosa. Adottare un approccio disciplinato e democratizzato alle personalizzazioni, consentendo il processo decisionale più in basso nella struttura dell’organizzazione.
• Concentrarsi sulle esperienze degli utenti piuttosto che sulle funzionalità. Il valore deriva principalmente da esperienze utente avanzate. Meglio stabilire una governance flessibile per l’utente finale e incentrata sull’esperienza.
• Abbracciare e incoraggiare il cambiamento, anche frequente.
• Organizzare e riorganizzare l’IT. Sostenere lo sviluppo e l’integrazione democratizzati. Cambiare il ruolo dell’IT dal controllo alla consulenza, per consentire alle funzioni aziendali di essere più autosufficienti.

Oppure, più semplicemente, scegliere Sonar ERP.

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