
26 Lug Sette tips per la software selection perfetta
La software selection è un processo di selezione del software aziendale molto delicato, che coinvolge diverse aree aziendali. Un passo cruciale per il business ed il benessere dell’azienda, che va affrontato con il piede giusto.
Ecco una checklist per la software selection perfetta, completa di criteri di scelta e di tutti gli step di processo fondamentali.
1- Obiettivi
Il primo elemento da tenere a mente è l’obiettivo aziendale in riferimento al cambio di ERP. Meglio avere sempre chiari i motivi di un cambiamento, magari definendoli per iscritto. Per esempio, l’azienda potrebbe voler migliorare i propri processi, non trovando più corrispondenza tra l’ERP adottato un tempo e le esigenze attuali. La vita media di un ERP in Italia non supera i 15 anni quindi, pena la perdita di competitività, prima o poi sarà necessario valutare l’acquisto di un nuovo software.
2- Requisiti
Prima di scegliere il tuo nuovo ERP, prenditi qualche settimana per creare delle interviste funzionali ai responsabili di ciascuna area. Ascoltare le necessità e approfondire i processi ti permetterà di chiarire le esigenze dei tuoi collaboratori, tracciando così i requisiti essenziali del nuovo software. La lista delle caratteristiche fondamentali andrà poi condivisa con tutti ed eventualmente aggiornata in corso d’opera. Si tratta di una fase delicata e complessa da gestire: meglio prendersi per tempo!
3- Alleati
Durante la Software Selection avrai bisogno di supporto da parte dei tuoi collaboratori. Ricevere un forte appoggio dal management ti permetterà di velocizzare alcune scelte, evitando i tempi morti. Attenzione! Per evitare brutte sorprese, ti consigliamo di tenere sempre conto delle necessità e dei limiti dei tuoi operativi. Meglio valorizzare i desiderata degli utenti, facendo in modo di incrociare le loro richieste in tema di funzionalità del programma. Per coinvolgere gli utilizzatori il più possibile, può essere utile fornire accesso al materiale informativo consultato per la Selection. (Ne abbiamo parlato anche qui)
4- Requisiti funzionali
Valuta con attenzione i requisiti funzionali della tua azienda, ma non limitarti per questo alla ricerca di un software molto “customizzato”. Scegli un software che sappia crescere con la tua azienda. Valuta con attenzione la capacità del fornitore di sapersi adattare al tuo settore, alle tue specifiche esigenze, ma anche ai piccoli e grandi cambiamenti che la tua azienda incontrerà.
Si tratta di una convinzione comune, ma il software confezionato su misura non è sempre la scelta migliore! Potrebbe infatti rivelarsi obsoleto ed incompleto molto prima di altri, esponendoti al rischio di ulteriori salatissime spese.
5- Integrazione
Valuta sempre con attenzione il livello di integrazione del tuo futuro ERP con i sistemi già esistenti. Eviterai brutte sorprese, potrai continuare ad usare i tuoi strumenti e, soprattutto, non dovrai spendere ulteriore tempo e denaro in personalizzazioni dell’ultimo minuto!
6- Budget
Sarebbe bello avere budget illimitato, specialmente per questo tipo di progetti. Per cambiare ERP, inutile negarlo, dovrai poter disporre di un minimo di budget. Non è detto che il software più costoso sia quello più utile per la tua azienda! Valuta piuttosto la vita media del tuo software ed il ritorno sul tuo investimento. Prova a porti questa domanda: quanto sta perdendo la mia azienda in termini di competitività, continuando a utilizzare il vecchio ERP?
7- Tecnologia e scalabilità futura
La tecnologia è un fattore importante da tenere a mente, poiché incide sul ciclo di vita del nostro ERP. Valuta con attenzione se la tecnologia adottata garantisca la sicurezza necessaria, pur mantenendo la giusta autonomia lato utente e IT.
Conclusioni: ecco cosa tenere bene a mente per una Software Selection coi fiocchi
- Valuta con attenzione i punti di forza e le eventuali mancanze di ogni ERP considerato, rispetto a ciascuno dei sette obiettivi delineati. Identifica l’esigenza più importante per la tua azienda ed individua quale tra i tanti software sia in grado di colmarla.
- Studia l’affidabilità del tuo futuro fornitore: controlla la dimensione aziendale, senza commettere l’errore di scegliere un software solo per il suo nome.
- Il numero di dipendenti della software house è sì importante, ma per valutare in che termini sia davvero in grado di fornirti un interlocutore dedicato.
- Un’azienda affidabile studierà con te un piano di consulenza personalizzato, elaborando modalità e tempistiche del periodo di formazione e chiarendo le formule di manutenzione ed assistenza.
- Non dimenticare, infine, il livello di flessibilità del tuo fornitore. Ogni buon progetto prevede un minimo di personalizzazione. Un ottimo software sarà in grado di fornirti tutte le funzionalità standard, tagliandole all’occorrenza su misura.
Un consiglio
Scegli un software che sia standard, ma a misura della tua azienda!
Pensi che non esista? Non accontentarti, contattaci!
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