
28 Lug Sistemi ERP e Business Intelligence: vizi e virtù dei dati (2)
I sistemi ERP permettono di rilevare con precisione i dati prodotti da ogni funzione dell’azienda, costruendo un database sempre più ricco e adeguatamente diviso in moduli indipendenti e allo stesso modo integrati tra loro. (Ne abbiamo parlato qui)
Anche i sistemi ERP, però, possono avere dei difetti
Se il gestionale non ha sufficiente ampiezza applicativa o non consente di eseguire alcune operazioni specifiche, l’azienda potrebbe decidere di acquistare software dipartimentali o verticali. Vale a dire applicativi dedicati a particolari processi aziendali integrabili all’ERP. O software capaci di rappresentare le specificità di particolari settori o comparti del business.
>> In una situazione simile, l’ERP diventa il centro del sistema informativo collegato ai software di supporto specifico.
Pronti per partire!
Il patrimonio informativo ora è complesso e variegato, pronto per essere utilizzato ai fini delle scelte aziendali. Ma è proprio nella fase decisionale che si aprono i problemi! Il sistema informativo potrebbe infatti risultare:
INACCESSIBILE: i dati sono rilevati su uno o più database non accessibili all’operatore. Indagine ed estrazione di dati vengono spesso affidate ai responsabili dei sistemi informativi, per motivi di sicurezza.
INCOMPLETO: i dati del sistema informativo non sono completi, perché non sono stati pensati per un successivo utilizzo ai fini delle decisioni di impresa.
DIFFICILE: anche avendo accesso e capacità di estrazione e lettura dei dati, essi potrebbero non essere profilati in modo comprensibile, rendendone impossibile la fruizione.
SCOLLEGATO: i dati presenti nell’ERP non sono collegati ai sistemi periferici, quindi non restituiscono tutte le informazioni necessarie alle decisioni.
ECCESSIVO: troppi dati sono stati accumulati in un database non facilmente interrogabile.
INSUFFICIENTE: il database potrebbe non essere strutturato secondo set di dati funzionali alle interrogazioni.
Come si comportano in questi casi gli operatori?
1- Gli operatori chiedono aiuto al CED, aprendo un ticket di supporto.
Si tratta di una linea di comportamento accettabile solo in casi di assoluta necessità, poiché un sovraccarico dovuto all’accumularsi di richieste al supporto causerebbe inefficienze, come:
- tempi di risposta non in linea con le esigenze decisionali.
- richieste non tecnicamente complete —->>> continue richieste di precisazioni da parte del support (botta e risposta).
- incomprensioni —>> la differenza di competenze genera incomprensioni sulla reale portata del problema.
- elaborazioni molto specifiche, poco controllabili nel tempo.
>>Quindi, chiedere al CED è un’opzione che rischia di generare sprechi di energia e aumento degli oneri di gestione del sistema. Proprio a causa della distanza di competenze tra colleghi e della differente percezione dell’urgenza.
2- Gli utenti possono allora estrarre autonomamente in file excel, csv o txt i dati.
In mancanza di un ufficio informatico, in caso di tempi di attesa molto lunghi e volendo essere autonomi, gli operatori decidono di estrarre i dati dai report messi a disposizione dall’ERP. L’operatore procede cercando l’esportazione più funzionale al proprio lavoro, tipicamente un excel, da poter modificare successivamente. Si tratta di un tipo di analisi accettabile solo qualora sia limitata nei dati e nella frequenza. In presenza di dati numerosi o complessi, l’esportazione e la successiva lavorazione manuale è una pratica destinata a diventare inefficiente in termini di:
- MANUALITÀ DELLE ESPORTAZIONI —->> le decisioni aziendali vengono fatte dipendere dalla presenza e esecuzione dell’operatore, che potrebbe modificarsi o cambiare nel corso della vita aziendale.
- ESECUZIONE DEGLI AGGIORNAMENTI ——>> la gestione dei dati storici nel tempo e il loro continuo aggiornamento sono procedure impossibili da gestire con semplici fogli excel.
- LIMITATEZZA DEI CAMPI VALORI —–>> che siano chiuse o aperte, le estrazioni dati sono legate ad un set di campi estraibili imposti dallo strumento di esportazione.
- PERSONALIZZAZIONE DEI FILE —–>> i file estratti sono gestiti dai singoli operatori, con logiche di sviluppo e calcolo personalizzate, non da un sistema informatico unico.
- RISCHIO DI ERRORE —>> commettere errori è semplice, i fogli excel non hanno un sistema di alert.
- RISCHIO DI PERDITA —->> non ci sono backup strutturati, quindi la perdita dei file o l’impossibilità di recupero in versione precedente sono la norma.
- VISIONI DIFFERENTI—->> mancanza di condivisione produce versioni di analisi non sempre coincidenti nei risultati.
- COMPRENSIONE DELLE FORMULE—>> le formule in excel possono diventare di difficile lettura e replicabilità da parte di chi le ha create, ma anche di chi verrà dopo, di consulenti esterni e revisori.
- STRESS —->> la complessità crea disamore nei confronti del proprio lavoro, nonché perdita di reputazione dell’azienda.
3- Gli operatori scelgono di utilizzare un software diretto di Business Intelligence.
La possibile soluzione alla necessità di una solida base decisionale? L’acquisto di un software per la BI, che consenta di rendere prestabilite le tecniche di analisi. Attenzione: il supporto tecnologico, se preso singolarmente, non costituisce necessariamente una soluzione al problema. Prima di procedere con questa scelta, vanno anzitutto considerati diversi aspetti di rischio:
- MANCANZA DI PROGETTAZIONE —>> il collegamento ai dati e ad un sistema di trasformazione richiede a priori una chiara visione delle relazioni tra i dati di origine in termini di performance. Si rischia di ottenere report corretti, ma privi di una visione unitaria.
- MANCANZA DI ELABORAZIONI TIPICHE –.>> la BI è in grado di acquisire milioni di dati elaborando decine di KPI. Alcune elaborazioni sono fondamentali se costruite a priori e non determinate sul report. Ad esempio le logiche di mensilizzazione, le procedure di ribaltamento e i processi di definizione degli obiettivi di budget e determinazione dei piani industriali.
- MANCANZA DI CIRCOLARITÀ NEI RISULTATI: i sistemi di BI sono la tappa finale di visualizzazione dei risultati. Tuttavia, il reinserimento dei risultati di un report nel sistema decisionale è una pratica frequente nei sistemi di controllo di gestione. (Ad es. il calcolo del valore medio dei costi fissi degli ultimi anni, primo dato per la costruzione di un budget operativo).
- NUMEROSITÀ DEI REPORT —->> la BI è in grado di creare una reportistica completa e ampia. Può quindi produrre report molto differenti per layout e contenuti. Il rischio è che siano costruiti ad personam. Quando dovrebbero invece fare parte di un sistema ed essere individuati per diversi livelli organizzativi.
- AMMONTARE TOTALE DELL’INVESTIMENTO: qualsiasi BI richiede attenzione per attivazione ed utilizzo, costi di licenza, oneri per consulenza, formazione, apprendimento e sviluppo. Questo va valutato, prima di procedere all’acquisto.
Concludendo
La contraddizione tra importanza delle informazioni percepita e l’impossibilità ad accesso e fruizione dei dati trova giustificazione in pratiche di lavoro inadeguate. Accesso ai dati ed elaborazione a fine decisionale dipendono da cultura e competenza delle organizzazioni aziendali. Naturalmente, secondo diversi livelli di responsabilità rispetto ai sistemi informativi.
I dati non sono automaticamente informazioni. Il processo che porta i valori a diventare sistemici, affidabili e interrogabili in report efficaci è pieno di insidie. [to be continued]